Tietosuoja

Kiitos kun olet kiinnostunut palvelustamme.  Haluamme tarjota sinulle luotettavan, turvallisen ja helppokäyttöisen palvelun. Jotta palvelumme voi toimia ja voit tilata tai suorittaa keikkoja tarvitsemme tietoja sinusta ja organisaatiostasi. Olemme erityisesti panostaneet turvallisuuteen ja riskien hallintaan ja käsittelemme myös henkilötietojasi huolella.

Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman selkeästi, mitä ja miten käsittelemme tietojasi. Mikäli sinulla herää kysymyksiä tietosuojaan liittyen, haluat poistaa käyttäjätietosi tai saada lisätietoja, ole yhteydessä tukipalveluumme https://workpilots.zendesk.com/hc/fi , lähetä meille sähköpostia: info@workpilots.com, käytä palvelussamme olevaa Chat palvelua tai ota yhteyttä minuun.  Toivottavasti saat apua palvelustamme, olet sitten etsimässä keikkoja tai apua!

Eija Kiviranta, Work Pilots Oy perustaja, etunimi.sukunimi(at)workpilots.com

Rekisterinpitäjä: Work Pilots Oy, Tekniikantie 2, 01250 Espoo, Y-tunnus 2718776-8

HUOM: Ruotsin yhtiömme Work Pilots AB:n tietosuoja löydät täältä.

Mistä saamme tiedot joita keräämme?
 

 

Tietoja keräämme:

  1. Tiedoista joita itse syötät profiiliisi ja tilaustietoihin
  2. Palvelun käytöstä syntyvä data

 

Mitä tietoja meillä on sinusta?

 

Tarvitsemme käyttäjistämme tietoja, jotta palvelumme toimisi parhaalla mahdollisella tavalla ja voimme tarjota sinulle turvallisen ja miellyttävän käyttökokemuksen.

Kaikista käyttäjistämme keräämme mm. seuraavat tiedot, jotka itse syötät palveluumme, esim:

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Osoite (palvelun muille käyttäjille näytetään profiilista vain postinumero ja paikkakunta, ei käyttäjän tarkkaa osoitetta) 
  • Lyhyt kuvaus sinusta
  • Profiilikuva (muistathan että hyvä kuva on tärkeä vaikka tämä ei ole pakollinen)
  • Profiilin sijaintitiedot (käytetään oletuksena tehtäviin tilauksiin ja tehtävien etsintään)
  • Muut profiiliin syötettävät tiedot
  • Tilauksiin liittyvät tiedot ml. aiempi palaute tekijöiltä (tehtävän kuvaus, sijainti, kesto, ajoitus, mahdolliset ryhmät, maksutapa) 
  • Tunniste (token) maksupalvelu tarjoajalta sekä kortin viimeiset 4 numero maskeerattuna (HUOM. maksukortin numeroa ei tallenneta WorkPilots palveluun) ja muita maksutapahtumaan liittyviä tietoja

Lisäksi tekijästä:

  • Henkilötunnus (varmistaaksemme henkilöllisyytesi sekä työkorvauksen maksua varten, tarvitaan vain jos haet tehtäviin)
  • Pankkitili numero ja veroprosentti (työkorvauksen maksua varten, tarvitaan vain jos haet tehtäviin)
  • Tehtävät joista olen kiinnostunut ja sijaintitietosi (saat ilmoitukset vain itsellesi sopivista tehtävistä)
  • CV:hen liittyvä data (tehdyt tehtävät, itse syötetyt aiemmat työkokemukset, taidot ja osaamiset)
  • Erityisryhmät joihin kuulut (jotta saat kohdennetut tehtävät ja ilmoitukset sopivista tehtävistä)
  • Tehtäviin liittyvät tiedot mukaan lukien tilaajilta saatu palaute

 

Lisäksi keräämme palvelun käytöstä syntyvää dataa (esim. kirjautumistietoja mukaan lukien kirjautumisen aika, paikka, laite ja IP osoite). Tätä tietoa keräämme riskien hallintaa ja tukipalveluamme varten, (mm ongelmatilanteiden selvittämistä varten).

Katso tarkemmat yksityiskohdat palvelun käytöstä syntyvästä datasta allaolevasta tietosuojalausekkeesta.

 

Ketkä pääsevät käsiksi tietoihisi?

 

 

Henkilötietosi näkyvät vain niille organisaatioille ja henkilöille, jotka mahdollistavan palvelun toimivuuden. 

Work Pilots Oy:n oma henkilöstö esimerkiksi työkorvausten valmisteluun, tilausseurantaan, tukipalvelun mahdollistamiseen ja riskien hallintaan liittyen.

Lisäksi käytämme kumppaneita, jotka mahdollistavat palvelun toimivuuden:

  • Teknisen ympäristön ja tukipalveluiden toimivuus
  • Maksupalveluiden toimivuus
  • Tilitoimistopalvelut (työkorvausten maksut ja niihin liittyvien virallisten velvoitteiden huolehtiminen, esim ennakkoverotus).

Käytämme myös asiakasviestintään ja palveluidemme markkinointiin uutiskirjepalveluita kertoaksemme palveluumme liittyvistä muutoksista, uutuuksista ja muista uutisista ja palveluista, joiden uskomme hyödyttävän asiakkaitamme. Voit milloin tahansa poistua uutiskirjelistaltamme kirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla meille. Saatamme myös käyttää muita palveluntarjoajia asiakasviestintään ja palveluiden kehittämiseen.

Muihin palveluihin joissa voit käyttää WorkPilots tunnusta (esim koulutusalustamme) sinulta kysytään erikseen lupa antaa  sähköpostitietosi ja mahdollisesti muut tiedot palveluntarjoajalle (oAuth valtuutusprotokollaa käyttäen).

Analysoimme tietoja ja raportoimme tarvittaessa myös eri tahoille tehdyistä keikoista (mm kaupungit ja muut yhteistyökumppanit) mutta henkilötietojasi ei jaeta ilman nimenomaista suostumustasi ja raportointi / analysointi tehdään ilman henkilötietoja ja/tai anonymisoidusti.

 

 

Miten suojaamme tietojasi?

 

Palvelussa on kiinnitetty erityistä huomiota turvallisuuteen ja riskien hallintaan.

  • Käytössä ovat myös muun muassa palomuurit, turvalliset laitetilat, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö.
  • Palvelimet sijaitsevat EU alueella.
  • Verkkopalvelut on suojattu HTTPS-yhteydellä, joka salaa tietoliikenteen.

 

TIETOSUOJASELOSTE 

1.   Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Work Pilots Oy (”WorkPilots” tai ”me”) käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja WorkPilots kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa, ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita WorkPilots noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin WorkPilotsin tarjoamiin palveluihin,  nettisivuihin, sovelluksiin sekä markkinointiin ja asiakasviestintään (”Palvelut”). Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, joiden henkilötietoja käsitellään Palvelujen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan palvelujentarjoajien ja muiden ulkoisten kumppaniemme henkilötietojen käsittelyyn.

WorkPilots on sitoutuneet suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja muuta soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. WorkPilotsin verkkosivusto ja palvelut voi sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojaselosteista tai -käytännöistä (vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä). Tarjoamme nämä linkit vain lisätietona palvellaksemme sinua paremmin

 

2.  Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä Suomi                                      

Nimi: Work Pilots Oy                                          

Osoite: Tekniikantie 2, 02150 Espoo, Suomi      

Y-tunnus: 2718776-8                                       

info@workpilots.com

 

3.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakaspalvelu ja viestintä
  • Palveluiden tarjoaminen, suunnittelu ja kehittäminen
  • Asiakastyytyväisyyden mittaaminen
  • Markkinointi mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä statistiikan tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen
  • Verkkosivustojemme ja sovelluksiemme käyttäjäkokemuksen parantaminen sekä käyttäjäliikenteen seuranta
  • Palveluihin liittyvien tiedustelujen käsittely
  • Hallinnolliset toimenpiteet
  • Asiakkaiden tilaustietojen käsittely ja maksutilanteen seuraaminen
  • Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpito ja muu erityislainsäädäntö) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen, kuten verolainsäädäntöön liittyvä raportointi
  • Väärinkäytösten estäminen

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on pääasiassa rekisteröidyn ja WorkPilotsin välisen sopimuksen toteuttaminen tai valmistelu ja WorkPilotsin oikeutetut edut. Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat esimerkiksi Palveluiden hallinnointi ja kehittäminen sekä Palveluihimme liittyvien tiedustelujen hoitaminen sekä muu asiakaspalvelu ja asiakasviestintä sekä markkinointi ja markkinointitoimenpiteiden tehokkuuden ja sivustomme sekä sovelluksemme käyttäjäliikenteen seuranta. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua.

 

4.  Rekisterin tietosisältö

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet:

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista rekisteröityä ei voida suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, eivät ole henkilötietoja. Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Henkilötiedot kerätään pääosin käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden aikana, muun muassa kirjautumalla Palveluihin, Palveluita käyttämällä sekä vierailemalla WorkPilotsin verkkosivuilla. Keräämme muun muassa seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus ja nimimerkki ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • henkilötunnus ja pankkitilinumero (tekijöiltä, jotka hakevat tehtäviin)
  • profiilin kuvaus ja kuva sekä tilauksiin ja työtehtäviin liittyvät tiedot
  • laskutukseen ja maksutiedot sekä muut vastaavat tiedot
  • tietoja liittyen tilauksiin ja niistä annettuihin palautteisiin, chat viesteihin ja suoritettaviin maksuihin.
  • rekisteröinti, kirjautumis- ja salasanan palautustiedot, IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, kirjautuneen käyttäjän palveluun liittyvät tiedot, kuten palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot, evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot palvelun käyttöön liittyen sekä selain- ja käyttöjärjestelmätiedot. 
  • sijaintitietoja, kuten GPS:n tai WLAN-yhteyspisteiden tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla lasketut koordinaatit, mikäli käyttäjä on tätä varten antanut nimenomaisen luvan.
  • tiedot rekisteröidyn käyttämistä markkinoinnin sisällöistä, kuten viestien avaus- ja klikkaustiedot
  • tapahtumatiedot, kuten rekisteröidyn osallistuminen tilaisuuksiin

 

5.  Käyttäjän tietojen säilytysaika

WorkPilots säilyttää käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei henkilötietoja tarvita oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Tämän jälkeen WorkPilots poistaa henkilötiedot kohtuullisessa ajassa tai muutetaan anonyymeiksi.

Henkilötietojen säilyttämisen välttämättömyyttä, kuten myös tietojen oikeellisuutta tarkistetaan säännöllisesti. Asiakastietoja ja muuta asiakassopimuksiin liittyvää materiaalia säilytetään lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden takia pääasiallisesti 10 vuoden ajan verovuoden tai kirjanpitokauden päättymisestä. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista

 

6.  Käyttäjän henkilötietojen käsittely ja siirtäminen

WorkPilots käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaisesti. WorkPilots ei luovuta henkilötietoja WorkPilots organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei siihen ole perusteltu tarve, muu oikeutettu syy tai nimenomainen suostumus. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kolmansille osapuolille käsiteltäväksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti Palvelun ja asiakassuhteiden toimivuuden varmistamiseksi, esimerkiksi liittyen tilauksien ja työkorvauksien maksupalveluihin, viranomaisvelvoitteiden hoitamiseen, markkinointiin ja asiakasviestintään.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa tai Palveluidemme väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

WorkPilots voi käyttää tietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja muita yhteistyökumppaneita esimerkiksi tietotekniikan, kirjanpidon- ja taloushallinnon palveluntarjoajia, jolloin WorkPilots varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihdella. Nämä kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja ainoastaan WorkPilotsin toimeksiannosta ja lukuun.  Annamme lisätietoja näistä tahoista pyynnöstä.

Mikäli WorkPilots on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja joutua luovuttamaan kolmansille osapuolille.

Osa WorkPilotsin käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.

7.  Henkilötietojen suojaus

Käytämme asianmukaisia teknisiä, hallinnollisia ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Käytössä ovat myös muun muassa palomuurit, turvalliset laitetilat, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö. Palvelimet sijaitsevat EU alueella.  Verkkopalvelut on suojattu HTTPS-yhteydellä, joka salaa tietoliikenteen.  

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä suorittaakseen tehtävänsä. Työntekijöillä ja käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Vaadimme myös palveluntarjoajiltamme asianmukaisia menetelmiä rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseksi.

8.  Evästeet

WorkPilots voi kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (cookies) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustolla vierailevat selaimet.

9.  Sijaintitiedon käyttö

Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten tarjotun työn ja työnsuorittajan sijainnin paikallistamiseksi sekä kohdennetun mainonnan esittämiseksi ja kaupan tunnistamiseksi edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai jos sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.

Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Paikkatietoja käsitellään ja tallennetaan vain sen ajan jonka paikkatietoihin liittyvien Palveluiden tarjoaminen edellyttää.

10.  Käyttäjän oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö info@workpilots.com -sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus päästä henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Oikeus tiedon korjaamiseen

WorkPilots huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. WorkPilots oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, epätarkan tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että WorkPilots rajoittaa käsittelyä. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnössä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa henkilötietoihin pääsyä.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Huomioithan, että mikäli henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen erimielisyyden selvittämiseksi, ei poistopyyntöön pääsääntöisesti voida suostua.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus, on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti, vastustaa henkilötietojensa  tietynlaista henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa profilointia. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia toimittamiensa, automaattisesti käsiteltävien henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Suostumuksen perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Lisäksi rekisteröity voi kieltää suoramarkkinoinnin ja voi perua sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä ohjeita (esim. sähköpostiin tai tekstiviestiin liitetty tilauksen peruuttamistoiminto).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11.    Yhteydenotto ja rekisterinpitäjä

Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen. Voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöjä, jotka ovat suhteettoman toistuvia, kohtuuttomia tai ilmeisen perusteettomia.